Keskeytykset työssä, eikun mitä minun nyt pitikään kirjoittaa?

Kirjoitin taannoin siitä, miten työni vaatii monenlaisia rooleja, ja hoidan tyypillisesti yhden työpäivän aikana useiden projektien hallinnointia ja lisäksi asiantuntijatehtäviä muissa projekteissa. Toisaalta avokonttorissa työ myös keskeytyy usein keskusteluista, ja samalla sähköposti syöttää jatkuvasti uusia tehtäviä. Tämä kaikki vaatii aivoilta paljon.

Lähes kaikki työ on tänä päivä pirstaloitunut pieniksi osiksi, ja joka tuutista vaaditaan nopeaa reagointia. Tällainen toiminta myös ruokkii itseään. Kun vastaamme heti kaikkiin viesteihin tai pompimme jatkuvasti tehtävästä toiseen, aivot myös tottuvat siihen ja menettävät keskittymiskykynsä.

Oireina on, että mieli alkaa harhailla, on krooninen tunne siitä, että jotain on tekemättä ja työasiat pyörivät mielessä jatkuvasti, myös vapaa-ajalla. Joku voi myös huomata olevansa hajamielisempi, tai että aloittaa tehtäviä, mutta ei oikein saa mitään hoidettua loppuun asti. Sitten kun nämä tehtävät alkavat kummittelemaan, työn hallinnan tunteesta ei ole tietoakaan.

Jos edelliset oireet kuulostavat tutulta, kannattaa yrittää ottaa työn pirstaleinen kaaos paremmin hallintaansa. Se on helpommin sanottu kuin tehty, mutta tässä on pari tapaa, joilla olen itse yrittänyt palauttaa fokusta töissä.

Yksi asia kerrallaan

Olet ehkä kuullutkin, että multitaskaaminen on epätehokasta? No, luultavasti koska se on, joten sitä ei kannata tehdä. Valitse yksi asia, joka sinun täytyy tehdä, ja tee se loppuun asti. Jos ajatus tuntuu epämukavalta, valitse niin pieni asia, että tiedät saavasi sen hoidettua. Se voi olla ihan hölmönkin pieni asia, mutta tärkeintä on palauttaa tunne siitä, että kykenee saattamaan yhden asian kerrallaan loppuun asti. Tartu älypuhelimeen tai avaa sähköposti vasta sen jälkeen, kun olet saanut tehtävän hoidettua. Palkitse itsesi hyvästä suorituksesta, ja jatka eteenpäin.

Paloittele tavoitteesi osiin 

Tiedätkö sen tunteen, kun kirjoitat sitä keskittymistä vaativaa raporttia, jonka olet aikonut saattaa loppuun jo aikoja sitten. Otat sen esiin taas pitkästä aikaa, ja yrität muistella, mitä kaikkea siihen pitikään saada ympättyä. Tyhjät sivut ja kaikki vaadittava työ alkaa ahdistaa heti alkuunsa, ja käsi hakeutuu selailemaan lohduttavia kissavideoita.

Luultavasti et saakaan koko raporttia tehtyä yhdellä istumalla. Minua ainakin helpottaa se, että jakaa tehtävän selkeisiin osiin, osatavoitteisiin, jotka on yksittäisinä helpompi täyttää. Näitä osatehtävä yksitellen suorittamalla kokonaisuus alkaa vähitellen hahmottua ja muotoutua. Myöhemmin voi sitten editoida tekelettään, ja varmistaa, että kaikki sopii yhteen.

Aseta rajoja

Jatkamme edellisestä esimerkistä. Pääset juuri alkuun työssäsi, kun työkaverisi kysyy, voisitko nopeasti tsekata yhden jutun. Vastaatko heti, että tietysti, ja jätät oman työsi kesken? Vai voisitko sanoa, että hoidat tämän asian loppuun, ja tulet sen jälkeen? Minulla on ainakin tässä vielä työstettävää. Yllättävän monessa tilanteessa viiden minuutin odottelu ei kuitenkaan aiheuta akuuttia kriisiä, mutta auttaa saamaan oman tehtävän sellaiseen jamaan, että sitä on huomattavasti helpompaa jatkaa myöhemmin.

Kaikki me olemme erilaisia, joten erilaiset tavat työskennellä toimivat eri ihmisillä. Tärkeintä on löytää itselle sopivat tavat. Aina välillä tekee kuitenkin hyvää miettiä omia työnhallintatapojaan siltä kannalta, luoko omalla toiminnallaan itselleen optimaalisen ympäristön työskennellä, vai sabotoiko omilla toimillaan tehokkaasta työskentelyä ja myös omaa hyvinvointiaan. Nämä kaksi kun oikeasti kulkevat käsi kädessä.