Ajanhallinta projekteissa

Onko sinua joskus pyydetty töissä hoitamaan joku "yksi ihan nopea juttu", joka onkin loppujen lopuksi vienyt sinulta huomattavan verran työaikaa? Tai onko sinua kenties pyydetty tekemään joku homma tiettyyn hetkeen mennessä, ja olet suostunut, vaikka olet heti alusta lähtien tiennyt, että aika ei riitä? Tai ehkä sinulla on koko ajan työpöydällä monia kiireellisiä tehtäviä, etkä aina tiedä, mikä pitäisi hoitaa ensimmäisenä?


Kaikki edellä kuvatut tilanteet kuvastavat puutteellista aikataulun- ja resurssien hallintaa. Aika on yksi projektien kriittisistä rajoitteista laadun ja kustannusten kanssa, ja tehokas ajanhallinta pyrkii saamaan priimalaatua valmiiksi mahdollisimman pienellä panostuksella. Kuten kaikki varmasti tiedämme, se on helpommin sanottu kuin tehty.

Ajanhallinnassa (kuten niin monessa muussakin) suurin ongelma on usein se, että tehtävä on epäselkeästi määritelty. Projektipäälliköt saattavat aliarvioida työhön vaadittavan panostuksen, ja kaikille osapuolille saattaa olla hieman epäselvää, mitä lopulta halutaan saada aikaiseksi.

Siksi on ensiarvoisen tärkeää määritellä tehtävä selkeästi: mitä halutaan, milloin, kenelle ja miksi (tämä auttaa paitsi motivoimaan, myös luomaan linkkejä suurempiin kokonaisuuksiin). Kaikille tehtäville täytyy myös määritellä selkeästi yksi vastuuhenkilö (ei kahta tai useapaa, koska muuten vastuu tippuu herkästi ei-kenenkään-maalle).

Jos tehtävä paisuu niin suureksi, että sen seuranta muuttuu vaikeaksi, tehtävä pitää pilkkoa pienempiin alitehtäviin. Selkeä tehtävärakenne ja vastuunjako on tehokkaan ajanhallinnan ytimessä.

Lisäksi jokaisen tehtävän kohdalla olisi hirvittävän tärkeää käydä läpi valmiin määritelmä. Se voi tuntua projektipäälliköstä itsestäänselvältä, mutta jollekulle valmis saattaa tarkoittaa valmiiksi koottua kirjahyllyä, kun taas toiselle perille toimitettua laatikkoa, jossa on kirjahyllyn osat valmiina. Vaikka kyseessä olisi pienikin tehtävä, käykää siis läpi, mitä valmis tarkoittaa, koska se voi vaikuttaa aikatauluun yllättävän paljon.

Projektinhallinta kärsii usein myös liian optimistisista aikatauluista. Usein allokoidaan liian vähän aikaa käytettäväksi, ehkä koska ei oteta huomioon työajan tehottomia hetkiä tai sitten aikataulutetaan sillä aikataululla, millä se haluttaisiin valmiiksi, ei sillä millä se olisi realistista saada valmiiksi.

Liian optimistiset aikataulut kuitenkin aiheuttavat nyrpeyttä projektia suorittavissa henkilöissä, ja lopulta myös johdossa, jos projektit aina vain venyvät ja venyvät tavoitteistaan. Realistinen resursointi on myös tärkeää sen takia, että tehtäville osataan nimetä tarpeeksi porukkaa hoitamaan työt. 

Eli siis tehtäväsi ei ole yrittää miellyttää ketään kivoilla aikatauluilla, vaan antaa kaikille eväät suunnitella työt realistisesti. Jotkut työt vain vievät enemmän aikaa kuin toiset, ja vaikka kuinka työtä haluttaisiin nopeuttaa lisäämällä uusia resursseja, aina sekään ei auta (vaikka vanhan vitsin mukaan aina on joku projektipäällikkö, joka ajattelee että resursoimalla yhdeksän ihmistä yhden sijaan, raskaus voidaan hoitaa kuukaudessa).

Lopuksi tärkeää on, että kaikille osapuolille on aina kristallinkirkasta, mitkä työt priorisoidaan ensimmäisenä. Yksi esimiesten tärkein tehtävä on varmistaa, että tiimin jokaiselle jäsenelle on joka päivä selkeää, mitkä työt hoidetaan ensin, mitä tehdään, jos työpöydälle lätkähtää jotain uutta ja kiireellistä, ja mihin tartutaan, kun nämä hommat on tehty. Kenenkään ei pitäisi ikinä joutua arvailemaan näitä. 

Ihanan helmikuun valon kunniaksi jaan kanssanne vähän lisää valoa:

Light, my light, the world-filling light,
the eye-kissing light,
heart-sweetening light!

Ah, the light dances, my darling, at the center of my life;
the light strikes, my darling, the chords of my love;
the sky opens, the wind runs wild, laughter passes over the earth.

The butterflies spread their sails on the sea of light.
Lilies and jasmines surge up on the crest of the waves of light.

The light is shattered into gold on every cloud, my darling,
and it scatters gems in profusion.

Mirth spreads from leaf to leaf, my darling,
and gladness without measure.
The heaven’s river has drowned its banks
and the flood of joy is abroad


– Rabindranath Tagore

Kommentit

  1. Kiitos postauksesta. Ajanhallinta ja itsensä johtaminen on ehdottomasti sellainen, josta tulisi puhua enemmänkin. Mielestäni se on pohja hyvälle työlle. Voi olla hyvä työntekijä, ja ottaa vastaan paljon tehtäviä joka usein on merkkinä hyvästä työstä. Se käytännössä kun ei kuitenkaan välttämättä tarkoita sitä, vaan voi lopputulos olla puutteellinen. Realistinen suunnittelu on kaiken A ja O.
    https://www.lmi.fi/the-total-leader/oman-minan-johtaminen/

    VastaaPoista

Lähetä kommentti

Suositut tekstit