Parempaa työn hallintaa

Tartut aamulla työtehtävään, jonka olet suunnitellut hoitavasi tänään, kunnes saat kiireisen puhelun, ja joudut tekemään yhtäkkiä jotain aivan muuta. Samaan aikaan työpöydälläsi odottaa kymmenen muuta hoitamatonta asiaa, ja mietit, miten saisit nekin hoidettua ajallaan, tai mistä voisit edes aloittaa. Tuntuu, ettei aika riitä mihinkään, vaikka kuinka yrittäisi venyä.

Kuulostaako tutulta?

Työaikani koostuu muun muassa erilaisten projektien johtamisesta ja hyvin erilaisissa tilanteissa asiantuntijana toimimisesta. Kuten yleisesti asiantuntija-, esimies- tai päällikkötehtävissä, työpäiväni pirstaloituvat usein vaihtelevien tehtävien hoitamiseen, ja kanavaa pitäisi vaihtaa aiheesta toiseen hetkessä. Lisäksi kaikki pitäisi hoitaa tietysti mahdollisimman nopeasti ja samaan aikaan laadukkaasti, mikä voi olla ajoittain haastavaa.

Juttelin tästä vastikään erään kollegani kanssa, joka kauhisteli kalenteriani, ja ihmetteli, miten voin saada niin paljon aikaiseksi, vaikka kalenterini on koko ajan ihan täynnä. Aloin ajatella työn hallintaa, ja kuinka monet tekijät siihen vaikuttavat. Eri ihmiset voivat nimittäin reagoida aivan eri tavoin samankaltaisissa tilanteissa. Tulin siihen lopputulokseen, että omien vahvuuksien tunnistaminen, ja työn sopeuttaminen niiden mukaan on keskeistä työn kuormittavuuden hallitsemiseksi. 

Työtehtäviä oman temperamentin mukaan

Pidän siitä, että minulla on vaihtelevia haasteita. Olen myös huomannut, että oikeastaan nautin paineen alla työskentelystä, minkä luulisin liittyvän temperamenttiini. Kun kohtaan uusia haasteita, pyrin yleensä löytämään ratkaisuja, ja näkemään mahdollisia hyötyjä tilanteessa. Toisaalta saatan tylsistyä liian monotonisissa työtehtävissä. 

On myös ihmisiä, jotka ovat parhaimmillaan, kun saavat keskittyä yhden asian loppuunsaattamiseen alusta loppuun kerralla, ja joita usean tehtävän tekeminen samanaikaisesti voi stressata. Tällöin voi olla hyväksi pyrkiä alusta lähtien sellaisiin työtehtäviin, jotka mahdollistavat sellaisen työskentelytavan. Herkästi stressaantuvan ihmisen ei myöskään välttämättä kannata haalia itselleen paljon vastuuta nopeatahtisessa työympäristössä.

Toisaalta pirstaloitunutta työtä voi myös yrittää hallita omilla työtavoillaan.

1. Merkitse kaikki ylös

Kun sähköpostini laulaa ja työpöydälleni pomppii uusia hoidettavia asioita, kirjoitan yleensä kaiken heti listaksi. Kirjoitan niiden perään myös heti alkuunsa alustavan aikarajan, jotta näen heti, mikä piti hoitaa heti pois alta, ja minkä kanssa ei ole kiirettä. Tämä auttaa myös hallitsemaan sitä tunnetta, että onko joku asia unohtunut hoitaa.

2. Priorisoi

Aloitan yleensä työpäiväni käymällä läpi, mikä tänään on tärkeintä hoitaa, ja missä järjestyksessä. Jos joku on tärkeää hoitaa juuri tänään, laita sen muiden tehtävien edelle, vaikka saisitkin uusia pyyntöjä. Muista, että suurin osa työtehtävistä voi kyllä odottaa hetken.

3. Eliminoi häiriöt

Laita puhelimesi äänettömälle ja sähköpostisi ilmoitukset pois päältä, kun työtehtäväsi vaativat keskittymistä. Voit tarkistaa puhelut ja viestit erikseen sille varattuna aikana. Jos työskentelet avokonttorissa, mene hiljaiseen työskentelytilaan, ja tee kollegoillesi selväksi, että tarvitset rauhoitettua työaikaa. Näin voit keskittyä saattamaan yhden asian kerrallaan valmiiksi.

4. Tauota työ

Vaikka se voisi kiireisenä päivänä tuntua epäintuitiiviselta, taukojen pitäminen on yleensä tehokasta ajankäyttöä. Kun excelin rivit alkavat pomppia silmissäni, tai jokin ongelma alkaa tuntua ratkaisemattomalta, kävelen yleensä kahvihuoneeseen juomaan vettä tai kahvia. Joku aiheeseen liittymätön keskustelu, päivän uutisten lukeminen tai raikkaan ilman haukkaaminen tekee myös ihmeitä ajattelulle. Työn riittävä tauotus tekee työstä miellyttävämpää ja tehokkaampaa.

5. Keskity siihen, mitä teet

Kun keskustelet jonkun henkilön kanssa tai otat osaa kokoukseen, ole läsnä. Tämä osoittaa muille henkilöille heidän ajatustensa arvostamista, mutta auttaa myös pitämään omat ajatukset kirkkaana ja tyynenä. Jos yrittää tehdä samaan aikaan montaa eri asiaa, päätyy yleensä tekemään kaiken puolittain ja päin mäntyä, ja aiheuttaa samalla itselleen turhaa ahdistusta.

6. Aseta rajoja

Arvosta itseäsi ja anna itsesi elpyä säännöllisesti sekä työpäivän että työviikon aikana, jotta ehdit palautua riittävästi. Muista, että kiehtovakin työ on välillä laitettava tauolle, että sille jaksaa antaa parhaansa. Selkeiden rajojen antaminen työlle ei ole itsekkyyttä, vaan viisautta.